W systemie istnieje możliwość wysłania monitu lub wezwania do zapłaty dla kontrahenta, który nie uregulował w wyznaczonym terminie płatności za fakturę dotyczącą wykonanej usługi lub w przypadku zakupu przez niego towaru.
W sytuacji, w której następuje opóźnienie w otrzymaniu płatności system automatycznie generuje zadanie: Wyślij monit/wezwanie do zapłaty.
Po nakierowaniu kursora na wybrany dokument widoczne są następujące opcje:
- Rozliczenia - do dokumentu można dodać płatność za dokument
- Następna akcja - przypomnienie dla użytkownika kolejnej akcji jaka ma zostać wykonana
- Wyślij monit e-mailem - zostanie wysłany monit z prośbą o dokonanie opłaty za fakturę
- Wyślij wezwanie e-mailem - zostanie wysłane wezwanie do zapłaty za fakturę
- Wyślij monit SMS-em - zostanie wysłany monit SMS z prośbą o dokonanie opłaty za dokument
- Proces windykacji - zostanie wyświetlona opcja włączenia procesu windykacji
W celu wysłania monitu lub wezwania należy przejść do zakładki Monitoring płatności/Kto mi zalega? i wybrać opcję wyślij monit e-mailem, wyślij wezwanie e-mailem lub wyślij monit SMS-em.
Następnie zostanie wyświetlone okno, które pozwala na wprowadzenie adresu mailowego, treści wiadomości i wysłania monitu lub wezwania w formie maila.
Monit można przesłać również w formie SMS.
Funkcjonalność jest dostępna przy wprowadzeniu danych kontaktowych na kontrahencie, czyli e-mail i numer telefonu.
Wysyłka monitów dedykowana jest dla polskich kontrahentów, w związku z tym tytuł wiadomości zdefiniowany jest w języku polskim. Wyświetlany również numer rachunku bankowego to rachunek prowadzony w walucie PLN. Niezmienna jest także kwota należności, która podawana jest zawsze w przeliczeniu na złotówki (także w przypadku faktur walutowych).
Istnieje możliwość zdefiniowania własnej treści wiadomości e-mail monitu i wezwania do zapłaty oraz wiadomości SMS monitu także w języku obcym. Jednak podane wyżej elementy: tytuł, rachunek bankowy oraz kwota, pozostają niezmienne.
W celu zmiany treści wiadomości należy dokonać edycji kontrahenta w zakładce Fakturowanie/Kontrahenci.
