Do systemu została dodana funkcjonalność importu zestawień faktur, dzięki której można wgrywać dokumenty przychodowe pobrane z zewnętrznego systemu. W celu zaimportowania faktury do systemu mOrganizer Finansów należy:
1. Pobrać wzorcowy plik, który dostępny jest po zalogowaniu się na konto klienta do w zakładce Fakturowanie/Faktury. W sekcji raportów należy odnaleźć akcję Importuj dokumenty w części Import zestawień faktur.
2. Po kliknięciu w akcję Importuj dokumenty pojawi się okno importu dokumentów z przyciskiem Pobierz wzór pliku. Po wybraniu tej opcji na komputer pobierze się plik .csv zawierający wymaganą strukturę pliku wsadowego.
3. Na podstawie pobranego wzoru Użytkownik powinien stworzyć zestawienie faktur które chce zaimportować do systemu mOrganizer Finansów.
UWAGA: nazwy kolumn w pliku importu powinny pozostać niezmienione i w takiej samej kolejności jak w pliku wzorcowym, dane w polach również muszą mieć określony format.
Plik wzorcowy posiada następującą strukturę, a pola następujący format:
- Lp. - liczba porządkowa (można ją ręcznie przygotować poprzez wpisanie 1 oraz 2, zaznaczyć oba, a następnie przeciągnąć w dół (po najechaniu na prawą dolną krawędź zaznaczonych pól),
- Numer faktury - cała kolumna z numerami faktur tutaj powinna być wklejona,
- Data wystawienia - w formacie DD-MM-RRRR czyli np.: 28-04-2022,
- Data sprzedaży - w formacie DD-MM-RRRR czyli np.: 28-04-2022,
- Imię i Nazwisko - pole nie jest wymagane, jeżeli jest uzupełnione pole Nazwa firmy (powinno być wypełnione tylko jedno z pól),
- Nazwa Firmy - pole nie wymagane, jeżeli jest uzupełnione pole Imię i Nazwisko (powinno być wypełnione tylko jedno z pól),
- Ulica - pole nie wymagane,
- Numer domu - pole nie wymagane,
- Numer mieszkania - pole nie wymagane,
- Kod pocztowy - pole nie wymagane,
- Miejscowość - pole nie wymagane,
- NIP - pole nie wymagane,
- Cena netto - pole uzupełniane bez spacji np.: 1000,
- Stawka VAT - Wpisywane procentowo np. 23%,
- Brutto - Wyliczona kwota brutto, ale uzupełniona liczbowo, a nie formułą np. 1230,
- Opis - Opis pozycji i transakcji gospodarczej.
Po stworzeniu pliku importu według wzoru i zapisaniu go w formacie .xls albo .csv będzie możliwość wgrania go do naszego systemu w tym celu należy:
1. Zalogować się na konto klienta do zakładki Fakturowanie/Faktury i w sekcji raportów odnaleźć akcję Importuj dokumenty w części Import zestawień faktur.
2. W wyświetlonym oknie należy wybrać pole Wybierz plik i wybrać zapisany na dysku plik wsadowy (stworzony na bazie wzoru)
3. W przypadku klienta na PKPIR wystarczy kliknąć w akcję Importuj, natomiast dla klientów na ryczałcie należy wybrać najpierw w jakiej stawce ryczałtowej zostaną zaimportowane dokumenty. Ustala się jedną stawkę ryczałtową dla wszystkich importowanych dokumentów. Jeśli Użytkownik będzie chciał zaimportować w jednym pliku faktury z różną stawką zostaną zaimportowane, ale tylko z jedną wybraną stawką ryczałtu, dlatego też po imporcie należało by poprawiać ręcznie. Warto zatem pamiętać, że zanim Użytkownik zaimportuje faktury ryczałtowe powinien utworzyć pliki wsadowe dla każdej stawki osobno.
4. Przed kliknięciem Importuj można oznaczyć czy wszystkie faktury przeznaczone do importu są fakturami do paragonu. Jeżeli tak należy zaznaczyć przeznaczone do tego pole Są to faktury VAT do paragonu. Po zaznaczeniu tego pola i zaimportowaniu dokumentów wszystkie dokumenty będą widoczne tylko w JPK_V7 z oznaczeniem FP.
5. Po zakończonym imporcie Użytkownik otrzyma e-mail z informacją o statusie importu dokumentów. Jeśli jakieś dokumenty nie zostały zaimportowane w załączniku do maila będą one miały status: duplikat. Jeżeli w wgrywanym dokumencie będzie brakowało integralnej informacji na temat wgrywanego dokumentu np.: nr dokumentu wtedy system nie pozwoli wgrać takiego pliku.