Wymagania dotyczące przetwarzania skanów

Aby skany były prawidłowo przetwarzane i odczytywane należy:


1. na koncie klienta zaznaczyć, że posiada pakiet dedykowanej Księgowej Prowadzącej (klient nie jest obarczony żadnym kosztem, ponieważ Państwo wystawiają faktury za usługi księgowe),


2. przypisać księgową prowadzącą do konta klienta. Należy tego dokonać w panelu Biura Rachunkowego, wchodząc do zakładki Obsługa księgowa klientów klientów/Stan obsługi firm proszę odznaczyć parametr Tylko moje, kliknąć opcję Zaznacz wiele, a następnie klienta, po czym z opcji zaawansowanych wybrać Zmień prowadzącego.


Sposoby przesyłania dokumentów


Dzięki zakładce eSegregator mamy możliwość wprowadzenia faktury kosztowej na podstawie udostępnionego skanu lub pliku PDF. Dokumenty można udostępnić robiąc zdjęcia aplikacją mobilną, wysyłając dokumenty przez spersonalizowany adres mailowy lub za pomocą przycisku Wgraj skany. 


Możliwe akcje w każdej z zakładek


W zakładce Do zatwierdzenia znajdują się wszystkie dokumenty, które zostały wgrane do systemu niezależnie od sposobu ich przesłania. Możliwe są następujące akcje:

  • Zatwierdź - dokument zostanie przeniesiony do zakładki OCR
  • Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne,
  • Skasuj- dokument zostanie przeniesiony do Kosza (po upływie 60 dni skan jest automatycznie usuwany z kosza).
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.



W zakładce OCR znajdują się dokumenty, które zostały zatwierdzone jako dokument księgowy i powinny zostać zaksięgowane. Księgowanie skanów odbywa się z poziomu biura rachunkowego. System OCR przetwarza skany, które później będą gotowe do wprowadzenia. W tym celu należy wylogować się z konta klienta i na koncie Biura Rachunkowego przejść do zakładki Obsługa księgowa klientów/Weryfikacja księgowań dokumentów (IBV)


W zakładce OCR po najechaniu na dokument możliwe są akcje:


  • Duplikat - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Odrzucone,
  • Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne,
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 



W zakładce Księgowanie widoczne są dokumenty, które zostały poprawnie przetworzone przez OCR i czekają na wprowadzenie przez księgową prowadzącą z poziomu konta klienta. Możliwe są następujące akcje:

  • Wprowadź - możliwość zapisania skanu w formie kopii roboczej
  • Wprowadź do IBV - możliwość pełnego zaksięgowania dokumentu ze skanu (funkcja dla księgowej prowadzącej)
  • Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne,
  • Duplikat - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Odrzucone,
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 



W zakładce Zaksięgowane widoczne są dokumenty, które zostały już zaksięgowane i są widoczne w fakturach kosztowych na koncie klienta. Możliwe akcje:

  • Pobierz - możliwość pobrania wgranego skanu
  • Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne,
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.



W zakładce Inne znajdują się dokumenty które zostały oznaczone jako Inne. Można w tej zakładce przechowywać potwierdzenia przelewów, umowy itp. Możliwe akcje:

  • Przenieś "Do zatwierdzenia" - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Do zatwierdzenia,
  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz.
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 
  • Przenieś - umożliwia przeniesieniu skanu do jednego z wybranych folderów eSegregatora. 



W zakładce Odrzucone znajdują się faktury, które zostały oznaczone jako Duplikat w zakładce OCR i weryfikacja oraz faktury, które zostały wprowadzone do INBOX kolejny raz. Możliwe akcje na dokumentach:

  • Przenieś "Do zatwierdzenia" - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Do zatwierdzenia
  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz.
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 



W zakładce Kosz będą widoczne dokumenty, na których została wybrana opcja Skasuj. Dokumenty będą widoczne w koszu przez 60 dni. Po tym czasie dokumenty zostaną usunięte z kosza. Dostępne są akcje:

  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Przywróć - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne.
  • Usuń - 
  • Historia - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.



W zakładce Wszystkie są widoczne wszystkie dokumenty, które znajdują się w eSegregatorze (z wyjątkiem dokumentów w koszu). Możliwe akcje:

  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz.
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.


OCR - możliwe statusy


W momencie gdy dokumenty znajdują się w zakładce OCR system przetwarza dokument i odczytuje dane. Informacje jakie udało się przetworzyć zostają wprowadzone do szablonu faktury. Proces OCR może potrwać kilka minut, dlatego od razu nie można przystąpić do ich księgowania. O gotowości danego dokumentu do zaksięgowania świadczy numer statusu przetwarzania dokumentu. 



Najczęstszymi statusami jakie mogą się pojawić są:

  • 10 - dokument jest przetwarzany przez OCR, status pojawia się gdy dokument jest akceptowany jako dokument księgowy.
  • 19 - proces OCR został zakończony i można przejść do zaksięgowania dokumentu (przy tym statusie opcja Odśwież status OCR zostanie udostępniona 30 minut po przeprowadzonej ostatniej akcji)
  • 40 - przetwarzanie dokumentu zostało zakończone i można przystąpić do zaksięgowania z zakładki Skany/IDV/IBV


Zaksięgowanie skanów

Gdy skany dokumentów znajdują się w zakładce eSegregator/Księgowanie oraz zostały wcześniej prawidłowo przetworzone, można przystąpić do księgowania dokumentu. W tym celu należy wylogować się z konta klienta i przejść do zakładki Obsługa księgowa klientów/Weryfikacja księgowań dokumentów (IBV), zaznaczyć klienta i kliknąć Rozpocznij. 



Podczas księgowania skanu po lewej stronie wyświetla się podgląd dokumentu, który można dowolnie przybliżać i przesuwać, po prawej stronie widoczny jest szablon faktury kosztowej. OCR odpowiada za wczytywanie danych z faktury, zatem mogą zdarzyć się sytuacje, w których nie wszystkie dane zostaną odczytane lub trzeba będzie je uzupełnić ręcznie. Z poziomu Skany/IBV system pozwala na wprowadzanie skanów faktur kosztowych w polskiej walucie i wystawionych przez kontrahentów znajdujących się w bazie GUS.



Zaksięgowana w ten sposób faktura będzie widoczna na koncie klienta w zakładce Koszty/Faktury kosztowe