Wymagania dotyczące przetwarzania skanów

Sposoby przesyłania dokumentów

Możliwe akcje w każdej zakładce

OCR - możliwe statusy

Zaksięgowanie skanów



Wymagania dotyczące przetwarzania skanów

Aby skany były prawidłowo przetwarzane i odczytywane należy:

  1. na koncie klienta zaznaczyć, że posiada pakiet dedykowanej Księgowej Prowadzącej (klient nie jest obarczony żadnym kosztem, ponieważ Państwo wystawiają faktury za usługi księgowe),

  2. przypisać księgową prowadzącą do konta klienta. Należy tego dokonać w panelu Biura Rachunkowego, wchodząc do zakładki Obsługa klientów/Stan obsługi firm proszę odznaczyć parametr Tylko moje, kliknąć opcję Zaznacz wiele, a następnie klienta, po czym z opcji zaawansowanych wybrać Zmień prowadzącego.


Sposoby przesyłania dokumentów

Dzięki zakładce INBOX mamy możliwość wprowadzenia faktury kosztowej na podstawie udostępnionego skanu lub pliku PDF. Dokumenty można udostępnić robiąc zdjęcia aplikacją mobilną, wysyłając dokumenty przez spersonalizowany adres mailowy lub za pomocą przycisku Wgraj skany. Szczegóły dotyczące wspomnianych możliwości można znaleźć w artykule: Sposoby przekazania faktur kosztowych w formie elektronicznej.


Możliwe akcje w każdej z zakładek

W zakładce Do zatwierdzenia znajdują się wszystkie dokumenty, które zostały wgrane do systemu niezależnie od sposobu ich przesłania. Możliwe są następujące akcje:

  • Zaakceptuj jako dokument księgowy- dokument zostanie przeniesiony do zakładki OCR i weryfikacja,
  • Akceptuj jako inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne,
  • Skasuj- dokument zostanie przeniesiony do Kosza (po upływie 60 dni skan jest automatycznie usuwany z kosza).
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.


W zakładce Dokumenty księgowe widoczne są dokumenty, które zostały już zaksięgowane przez zakładkę Skany/IBV i są widoczne w fakturach kosztowych na koncie klienta. Możliwe akcje:

  • Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne,
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.


W zakładce Inne znajdują się dokumenty które zostały oznaczone jako Inne. Można w tej zakładce przechowywać potwierdzenia przelewów, umowy itp. Możliwe akcje:

  • Przenieś "Do zatwierdzenia" - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Do zatwierdzenia,
  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz.
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 
  • Przenieś - umożliwia przeniesieniu skanu do jednego z wybranych folderów eSegregatora. 


W zakładce OCR i weryfikacja znajdują się dokumenty, które zostały zatwierdzone jako dokument księgowy i powinny zostać zaksięgowane. Księgowanie skanów odbywa się z poziomu biura rachunkowego. W tym celu należy wylogować się z konta klienta i na koncie Biura Rachunkowego przejść do zakładki Skany/IBV. 

W zakładce OCR i weryfikacji po najechaniu na dokument możliwe są akcje:

  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Duplikat - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Odrzucone,
  • Inne - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne,
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 


W zakładce Odrzucone znajdują się faktury, które zostały oznaczone jako Duplikat w zakładce OCR i weryfikacja oraz faktury, które zostały wprowadzone do INBOX kolejny raz. Możliwe akcje na dokumentach:

  • Przenieś "Do zatwierdzenia" - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Do zatwierdzenia
  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz.
  • Potwierdź odrzucenie - powoduje zatwierdzenie pliku jako odrzucony.
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia. 



W zakładce Kosz będą widoczne dokumenty, na których została wybrana opcja Skasuj. Dokumenty będą widoczne w koszu przez 60 dni. Po tym czasie dokumenty zostaną usunięte z kosza. Dostępne są akcje:

  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Przywróć - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Inne.
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.


W zakładce Wszystkie są widoczne wszystkie dokumenty, które znajdują się w INBOX (z wyjątkiem dokumentów w koszu). Możliwe akcje:

  • Pobierz - dokument zostanie pobrany na komputer,
  • Skasuj - dokument zostanie przeniesiony do zakładki Kosz.
  • Historia skanu - jeżeli skan przenoszony był pomiędzy zakładkami kilka razy, historia skanu przedstawia etapy jego przenoszenia.



OCR - możliwe statusy

W momencie gdy dokumenty znajdują się w zakładce OCR i weryfikacja system przetwarza dokument i odczytuje dane. Informacje jakie udało się przetworzyć zostają wprowadzone do szablonu faktury. Proces OCR może potrwać kilka minut, dlatego od razu nie można przystąpić do ich księgowania. O gotowości danego dokumentu do zaksięgowania świadczy numer statusu przetwarzania dokumentu. 



Najczęstszymi statusami jakie mogą się pojawić są:

  • 10 - dokument jest przetwarzany przez OCR, status pojawia się gdy dokument jest akceptowany jako dokument księgowy.
  • 19 - proces OCR został zakończony i można przejść do zaksięgowania dokumentu (przy tym statusie opcja Odśwież status OCR zostanie udostępniona 30 minut po przeprowadzonej ostatniej akcji)


  • 40 - przetwarzanie dokumentu zostało zakończone i można przystąpić do zaksięgowania z zakładki Skany/IDV/IBV


Zaksięgowanie skanów

Gdy skany dokumentów znajdują się w zakładce INBOX/OCR i weryfikacja oraz zostały prawidłowo przetworzone, można przystąpić do księgowania dokumentu. W tym celu należy wylogować się z konta klienta i przejść do zakładki Skany/IBV, zaznaczyć klienta i kliknąć Rozpocznij. 



Podczas księgowania skanu po lewej stronie wyświetla się podgląd dokumentu, który można dowolnie przybliżać i przesuwać, po prawej stronie widoczny jest szablon faktury kosztowej. OCR odpowiada za wczytywanie danych z faktury, zatem mogą zdarzyć się sytuacje, w których nie wszystkie dane zostaną odczytane lub trzeba będzie je uzupełnić ręcznie. Z poziomu Skany/IBV system pozwala na wprowadzanie skanów faktur kosztowych w polskiej walucie i wystawionych przez kontrahentów znajdujących się w bazie GUS.



Zaksięgowana w ten sposób faktura będzie widoczna na koncie klienta w zakładce Moje koszty/Faktury kosztowe.